一、目的
為了規(guī)范采購(gòu)預(yù)付款請(qǐng)付程序，有效控制預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)和引導(dǎo)預(yù)付款資金使用方向，也便于財(cái)務(wù)及時(shí)在sap系統(tǒng)中進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，使采購(gòu)預(yù)付款賬外管理轉(zhuǎn)移到SAP系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)預(yù)付資金的系統(tǒng)監(jiān)管，開(kāi)始啟用SAP預(yù)付款請(qǐng)求模塊。
二、范圍
SAP系統(tǒng)以采購(gòu)訂單或收貨采購(gòu)訂單形式的采購(gòu)業(yè)務(wù)可以制作預(yù)付款請(qǐng)求。
三、 SAP系統(tǒng)中預(yù)付款基本操作程序
1、 采購(gòu)部門(mén)首先在系統(tǒng)中制作“采購(gòu)訂單”。
2、 采購(gòu)擔(dān)當(dāng)只能基于“采購(gòu)訂單”或者“收貨采購(gòu)訂單”制作“預(yù)付款請(qǐng)求”，列明預(yù)付款的比例，預(yù)付款金額不能超過(guò)未來(lái)要開(kāi)發(fā)票的總金額。
3、 采購(gòu)擔(dān)當(dāng)打印預(yù)付請(qǐng)求明細(xì)，填寫(xiě)借款單按照付款程序請(qǐng)批付款。（原做法：只填借款單，沒(méi)有列明預(yù)付物資明細(xì)及比例，并且在SAP系統(tǒng)中沒(méi)有記錄）。
4、 預(yù)付資金批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)銀行會(huì)計(jì)，銀行會(huì)計(jì)對(duì)外付款。
5、 銀行會(huì)計(jì)支付后，銀行付款水單回聯(lián)與前期單據(jù)轉(zhuǎn)材料會(huì)計(jì)，材料會(huì)計(jì)在收付款系統(tǒng)中-付款模塊基于“預(yù)付款請(qǐng)求”作系統(tǒng)操作，結(jié)果形成財(cái)務(wù)過(guò)賬。
6、 前期基礎(chǔ)工作：每個(gè)采購(gòu)供應(yīng)商要設(shè)置“預(yù)付帳款”會(huì)計(jì)科目（財(cái)務(wù)設(shè)定總賬會(huì)計(jì)科目：預(yù)付帳款-人民幣、預(yù)付帳款-美元、預(yù)付帳款-歐元，SAP系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)更改業(yè)務(wù)伙伴主數(shù)據(jù)控制科目-應(yīng)付的預(yù)付定金）。
操作實(shí)例：
1、 基于采購(gòu)訂單制作預(yù)付款請(qǐng)求（采購(gòu)入庫(kù) 前）
第一步：制作采購(gòu)訂單
第二步：制作預(yù)付款請(qǐng)求
此時(shí)采購(gòu)訂單狀態(tài)不變：未清
第三步：采購(gòu)請(qǐng)款
打印上表預(yù)付款請(qǐng)求明細(xì)，按照程序向財(cái)務(wù)申請(qǐng)付款。
第四步：財(cái)務(wù)付款和系統(tǒng)處理
2、基于收貨采購(gòu)訂單的預(yù)付款請(qǐng)求（采購(gòu)入庫(kù)后）
第一步：制作采購(gòu)訂單（同上）
第二步：基于采購(gòu)訂單制作收貨采購(gòu)訂單，此環(huán)節(jié)由倉(cāng)庫(kù)操作辦理入庫(kù)手續(xù)。
第三步：基于收貨采購(gòu)訂單制作預(yù)付款請(qǐng)求
第四步：采購(gòu)打印預(yù)付款請(qǐng)求明細(xì)向財(cái)務(wù)請(qǐng)款（同上）
第五步：財(cái)務(wù)付款和系統(tǒng)處理（同上），預(yù)付款請(qǐng)求單據(jù)變?yōu)榻Y(jié)算狀態(tài)。
“預(yù)付款請(qǐng)求”使用SAP系統(tǒng)中操作注意情況：
1、 采購(gòu)訂單已經(jīng)執(zhí)行了入庫(kù)，該單據(jù)變成已結(jié)算狀態(tài)，則不能基于該采購(gòu)訂單制作預(yù)付款請(qǐng)求。
2、 收貨采購(gòu)訂單已經(jīng)轉(zhuǎn)為已結(jié)算狀態(tài)，則不能基于該單據(jù)制作預(yù)付款請(qǐng)求。因?yàn)樵搯螕?jù)有可能手動(dòng)取消或者形成應(yīng)付發(fā)票，在付款時(shí)應(yīng)基于發(fā)票支付即可。
3、 同一張采購(gòu)訂單或者收貨采購(gòu)訂單可以一次或多次制作預(yù)付款請(qǐng)求；也可以多張采購(gòu)訂單或收貨采購(gòu)訂單制作一次或多次預(yù)付款請(qǐng)求；在一張預(yù)付款請(qǐng)求單據(jù)上可以制作任何比例預(yù)付款。
4、 預(yù)付款請(qǐng)求在沒(méi)有變?yōu)榻Y(jié)算狀態(tài)之前可以進(jìn)行內(nèi)容更改和手動(dòng)取消或結(jié)算，結(jié)算或取消狀態(tài)后該單據(jù)不能更改，只能重做預(yù)收款請(qǐng)求；如果預(yù)收款請(qǐng)求作廢，要手動(dòng)選擇取消，嚴(yán)禁在沒(méi)有付款的情況下手動(dòng)結(jié)算。
5、 付款時(shí)可以根據(jù)整張預(yù)付款請(qǐng)求總金額付款，也可以根據(jù)部分金額付款，但財(cái)務(wù)只能根據(jù)該單據(jù)在收付款系統(tǒng)中進(jìn)行一次預(yù)付款過(guò)賬，部分預(yù)付形成的過(guò)賬與前者存在區(qū)別，即未付部分自動(dòng)轉(zhuǎn)為應(yīng)付借方紅數(shù)，成為帳戶(hù)付款，部分支付對(duì)未來(lái)應(yīng)付發(fā)票過(guò)賬不產(chǎn)生影響，但在未形成發(fā)票之前該伙伴的在會(huì)計(jì)科目重分類(lèi)上應(yīng)付預(yù)付金額不實(shí)。
6、 預(yù)付請(qǐng)求如果付款結(jié)算后，該付款不能在對(duì)賬模塊中進(jìn)行對(duì)賬操作；采購(gòu)形成預(yù)付款請(qǐng)求在沒(méi)有付款前得知業(yè)務(wù)取消，采購(gòu)擔(dān)當(dāng)要在系統(tǒng)中對(duì)預(yù)付款請(qǐng)求單據(jù)取消；如果預(yù)付款后該采購(gòu)業(yè)務(wù)取消，貨款退回時(shí)由財(cái)務(wù)對(duì)原先的預(yù)付款選擇取消形成相反的過(guò)賬，然后再對(duì)預(yù)付款請(qǐng)求單據(jù)做取消處理。
7、 根據(jù)上述系統(tǒng)情況對(duì)于要求預(yù)付款的，財(cái)務(wù)原則要求每張收貨采購(gòu)訂單或者收貨采購(gòu)訂單只能制作一次預(yù)付款請(qǐng)求，并且預(yù)付金額不得超過(guò)該單據(jù)總金額的30%；付款金額需要和預(yù)付款請(qǐng)求單據(jù)金額一致，否則采購(gòu)回系統(tǒng)改單；對(duì)于超過(guò)30%比率的應(yīng)謹(jǐn)慎，嚴(yán)禁一次性付清款項(xiàng)；為提高系統(tǒng)操作效率，對(duì)于系統(tǒng)預(yù)付款采購(gòu)部需要確切的知道該業(yè)務(wù)肯定執(zhí)行，并且未來(lái)發(fā)票金額超過(guò)預(yù)付款；采購(gòu)訂單取消后與之對(duì)應(yīng)的預(yù)收款請(qǐng)求在未付款前需要及時(shí)取消，已經(jīng)支付預(yù)付款的如果業(yè)務(wù)取消或者超過(guò)未來(lái)開(kāi)票總額的，采購(gòu)部要及時(shí)追回預(yù)付貨款。
四、應(yīng)付發(fā)票的形成和處理
1、 沒(méi)有預(yù)付款請(qǐng)求的，按照原定的程序制作應(yīng)付發(fā)票即可，但應(yīng)打開(kāi)“總預(yù)付款”進(jìn)行確認(rèn)是否存在預(yù)付請(qǐng)求，以防漏選。
2、 如果存在預(yù)付款請(qǐng)求的在制作應(yīng)付發(fā)票是需要打開(kāi)“總預(yù)付款”，出現(xiàn)“擬定的預(yù)付定金”對(duì)話(huà)框，在預(yù)付款類(lèi)型選擇“預(yù)付款請(qǐng)求”，選中預(yù)付單據(jù)即可，該筆預(yù)付款在形成應(yīng)付發(fā)票時(shí)核銷(xiāo)。
3、 根據(jù)應(yīng)付發(fā)票制作應(yīng)付貸項(xiàng)憑證該預(yù)付請(qǐng)求一并沖回，并且應(yīng)付貸項(xiàng)總金額需要超過(guò)該單應(yīng)付發(fā)票的預(yù)付總額，否則不能形成過(guò)賬。
4、 如果在制作應(yīng)付發(fā)票是漏選“預(yù)付款請(qǐng)求”，只能對(duì)該付款取消沖回，同時(shí)對(duì)“預(yù)付款請(qǐng)求”作取消操作，財(cái)務(wù)再根據(jù)應(yīng)付發(fā)票按照相同金額制作賬戶(hù)付款。
操作實(shí)例：
1、 基于采購(gòu)訂單制作預(yù)付款請(qǐng)求（采購(gòu)入庫(kù)前）
第一步：制作采購(gòu)訂單
第二步：在擬定的預(yù)付定金選擇預(yù)付款請(qǐng)求
結(jié)束形成應(yīng)付發(fā)票，扣除預(yù)付款后的余額形成賬戶(hù)付款。
應(yīng)付發(fā)票形成環(huán)節(jié)的要求：
1、 在做每一筆應(yīng)付發(fā)票時(shí)，需要打開(kāi)總預(yù)付款，確認(rèn)該筆應(yīng)付發(fā)票前期是否存在預(yù)付款情況，以防漏選預(yù)付款單據(jù)。
2、 在入庫(kù)環(huán)節(jié)出現(xiàn)退貨基于收貨采購(gòu)訂單的情況下，可能會(huì)導(dǎo)致預(yù)付款金額超過(guò)應(yīng)付發(fā)票的金額，此時(shí)不能形成過(guò)賬，預(yù)付款金額需要小于整單發(fā)票金額，才能形成應(yīng)付發(fā)票過(guò)賬。
3、 采用“退貨補(bǔ)扣”形式形成的退貨單對(duì)應(yīng)付發(fā)票和預(yù)付款請(qǐng)求過(guò)賬不會(huì)產(chǎn)生影響，因?yàn)橥素浹a(bǔ)扣形成應(yīng)付貸項(xiàng)憑證，應(yīng)付發(fā)票金額會(huì)大于預(yù)付款金額。
4、 如果出現(xiàn)采購(gòu)發(fā)票金額低于預(yù)付款請(qǐng)求的金額，財(cái)務(wù)在系統(tǒng)中不能形成應(yīng)付發(fā)票，要求采購(gòu)補(bǔ)票至超過(guò)預(yù)付金額，因?yàn)樽鰬?yīng)付發(fā)票時(shí)預(yù)付款金額不能更改。此情況表明公司多付貨款，采購(gòu)部要對(duì)超額付款負(fù)責(zé)追討或補(bǔ)票。
5、 應(yīng)付預(yù)留發(fā)票不能使用預(yù)付款請(qǐng)求，即發(fā)票先到貨未到，此情況采用賬戶(hù)付款。
